Система электронного документооборота РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Руководство пользователя__________________________________________ _ СОДЕРЖАНИЕ 1. ВХОД В СИСТЕМУ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ПЕРСОНАЛЬНЫМ ПАРОЛЕМ............................................................................................................................ 3 2. РАБОТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ................................................................................................... 5 2.1.
РЕГЛАМЕНТ электронного документооборота Межпарламентской Ассамблеи ЕврАзЭС
Инструкция по использованию системы электронного документооборота. Разработана помощью ссылки « Регистрация », как показано на рисунке. 1.
Приложение к Рекомендациям по переводу документооборота Межпарламентской Ассамблеи ЕврАзЭС на электронные носители Проект РЕГЛАМЕНТ электронного документооборота Межпарламентской Ассамблеи ЕврАзЭС Термины и определения СЭД – автоматизированная информационная система электронного документооборота, используемая в целях организации обмена документами в электронном виде между Секретариатом МПА ЕврАзЭС и другими ее участниками (национальными парламентами государств - членов ЕврАзЭС, секретариатом Интеграционного Комитета, секретариатом Комиссии таможенного союза и другими государственными и международными организациями). Оператор СЭД – организация, обеспечивающая деятельность по эксплуатации, регистрации пользователей, организации архивного хранения электронных документов СЭД. Участник СЭД – юридическое лицо, заключившее с Оператором СЭД соглашение об участии в СЭД, осуществляющее действия по созданию, обмену, хранению электронных сообщений и электронных документов с использованием программного, аппаратного и информационного обеспечения в соответствии с настоящим Регламентом. Пользователь СЭД – лицо, являющееся уполномоченным представителем Участника СЭД, наделенное им полномочиями по совершению действий в рамках СЭД и зарегистрированное в СЭД. Электронное сообщение – информация, представленная в электронноцифровой форме, переданная или полученная пользователем СЭД, представляющая собой совокупность структурированных данных, имеющих смысл для пользователей СЭД, и позволяющая обеспечить ее обработку программным и аппаратным обеспечением СЭД. Идентификатор пользователя идентифицирующий пользователя документооборота. адрес электронной почты в системе электронного Общие положения. Система электронного документооборота (далее - СЭД) предназначена для автоматизации процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов и организации потоков работ в ходе взаимодействия Межпарламентской Ассамблеи Евразийского экономического сообщества с другими Уастниками СЭД (национальными парламентами государств - членов ЕврАзЭС, секретариатом Интеграционного Комитета, секретариатом Комиссии таможенного союза и другими государственными и международными организациями). Порядок эксплуатации СЭД (далее - Порядок) устанавливает общие принципы функционирования и правила эксплуатации СЭД, требования к оформлению и содержанию электронных документов, их форматы и реквизиты, особенности порядка их обработки, исполнения и хранения. Порядок и условия осуществления документооборота. СЭД предназначена для обработки и хранения общедоступной информации. Запрещается обработка и хранение в СЭД информации ограниченного доступа, информации, содержащей сведения, относящиеся к государственной тайне государств – членов Евразийского экономического сообщества, информации, распространение которой в государствах – членов Евразийского экономического сообщества запрещено. Требования к оформлению и содержанию электронных документов. Требования к оформлению и содержанию электронных документов устанавливаются в соответствии с положениями инструкций по делопроизводству Участников СЭД. Порядок взаимодействия сторон. Порядок допуска пользователя СЭД к работе в СЭД Пользователь СЭД допускается к работе в СЭД при соблюдении следующих условий: - ознакомление с настоящим Порядком; - наличие базовых средств аппаратного и программного обеспечения рабочего места Пользователя СЭД, отвечающих требованиям СЭД; - прохождение процедуры регистрации в СЭД. Регистрация в СЭД. Регистрация Пользователя СЭД осуществляется Оператором СЭД на основании заявления на регистрацию. Заявление на регистрацию оформляется по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку и направляется Оператору СЭД уполномоченным представителем Участника СЭД лично, либо по электронной почте. В заявлении должно быть указано наименование функции в СЭД (функций), осуществляемой Пользователем СЭД, в соответствии с перечнем функций, определенных в СЭД, согласно приложению 2 к настоящему Порядку. После представления заявления на регистрацию уполномоченное лицо Оператора СЭД осуществляет его рассмотрение и обработку в течение трех рабочих дней после дня принятия заявления. В случае отказа в регистрации уполномоченное лицо Оператора СЭД уведомляет Участника СЭД с обязательным указанием причин отклонения заявления. В случае принятия положительного решения по заявлению уполномоченное лицо Оператора СЭД регистрирует уполномоченного представителя Участника СЭД в качестве Пользователя СЭД с представлением Пользователю СЭД идентификатора пользователя (e-mail) и первичного пароля доступа (password) к СЭД. Представление идентификационной информации (e-mail и password) Пользователю СЭД осуществляется при личном прибытии Пользователя СЭД к уполномоченному лицу Оператора СЭД, а также посредством электронной почты. Подлинники и копии электронного документа. Электронный документ может иметь неограниченное количество экземпляров, в том числе выполненных на машиночитаемых носителях различного типа. Все экземпляры электронного документа являются подлинниками данного электронного документа. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. Преобразование документа на бумажном носителе в электронный документ. Документ на бумажном носителе, в том числе и заверенный печатью, может быть преобразован в электронный документ. Электронный документ, полученный в результате преобразования документа на бумажном носителе и оформленный в соответствии с настоящим Порядком, признается копией данного документа на бумажном носителе. Преобразование документа на бумажном носителе в электронный документ должно осуществляться с использованием программного и аппаратного обеспечения СЭД. Преобразование электронного документа в документ на бумажном носителе. Информация, содержащаяся в электронном документе, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа. Перечень передаваемых электронных документов. Примерный перечень документов обрабатываемых в СЭД представлен в Приложении 3. Порядок формирования и передачи электронных документов в МПА. В СЭД реализовано выполнение следующих процессов, относящихся к электронному документу: - формирование электронного документа; отправка и доставка электронного документа; учет электронных документов; хранение электронных документов; создание копий электронных документов на бумажном носителе; создание электронных документов, являющихся копиями документов на бумажных носителях. Формирование электронного документа. Формирование электронного документа осуществляется в формировании электронного сообщения в формате, установленном для данного электронного документа; Отправка и доставка электронного документа. Отправка и доставка электронного документа осуществляются средствами СЭД, при этом электронный документ не считается исходящим от отправителя, если адрес отправителя не входит в перечень идентификаторов Участников СЭД. Проверка подлинности электронного документа. Проверка подлинности электронного документа включает: - проверку электронного документа на соответствие установленному для него формату; - проверку выполнения идентификации соответствие адресов участников СЭД адреса отправителя на В случае положительного результата проверки электронного документа данный электронный документ принимается к исполнению или подлежит дальнейшей обработке в СЭД. В случае отрицательного результата документ возвращается исполнителю. Учет электронных документов. Учет электронных документов осуществляется путем формирования в СЭД электронной карточки данного документа. Применяемая технология создания и ведения электронных карточек электронных документов включает программные средства их создания, первичного и последующего заполнения в зависимости от используемого типа электронного документа с использованием систем управления базами данных. Хранение электронных документов. Все электронные документы, учтенные в СЭД, должны храниться в течение сроков, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами для электронных либо бумажных документов соответствующего типа. Электронные документы должны храниться либо в электронных архивах с использованием систем управления базами данных, либо в виде копий электронных документов на бумажных носителях, оформленных в соответствии с положениями настоящего Порядка. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих учетных карточек электронных документов. Обеспечение информационной безопасности СЭД Надлежащий уровень информационной безопасности обеспечивается посредством применения программно-аппаратных средств и организационных мер защиты Оператором СЭД, Участниками СЭД в пределах полномочий. К программно-аппаратным средствам защиты информации относятся: - средства, специально разработанные для реализации СЭД; - средства аутентификации СЭД, обеспечивающие идентификацию пользователей по идентификаторам в СЭД; - средства аутентификации пользователей и разграничения доступа, реализованные использующимися в СЭД операционными системами; - средства защиты от несанкционированного доступа; - антивирусные средства защиты; - средства защиты от сетевых атак; - средства обеспечения отказоустойчивости и резервного копирования. К организационным мерам защиты информации относятся: - размещение технических средств СЭД в помещениях с контролируемым доступом; - административное ограничение доступа к техническим средствам СЭД; - задание режима получения и использования пользователями СЭД идентификаторов для доступа в СЭД; - допуск к работе в СЭД специально обученных и подготовленных лиц; - поддержание программно-аппаратных средств СЭД в исправном состоянии; - резервирование программно-аппаратных средств СЭД; - защита аппаратных средств СЭД от повреждающих внешних воздействий. Пользователям СЭД запрещается: - сохранять и записывать на бумажных идентификаторы и пароли на доступ к СЭД. и иных носителях Техническая поддержка и сопровождение СЭД В целях осуществления бесперебойной работы СЭД Оператор СЭД обеспечивает техническую поддержку и эксплуатационное сопровождение СЭД. Порядок приема и обработки электронных документов в МПА. Порядок приема и обработки электронных документов описан в Приложении 4 Ведение архива электронных документов. Ведение архива электронных документов ведется в соответствии с существующими нормативно-правовыми актами государства пребывания Участника СЭД. Подтверждение доставки электронных документов. Подтверждение доставки электронных документов осуществляется на основе функции автоматического подтверждения доставки, встроенной в почтовый клиент пользователя СЭД. В случае отсутствия такой функции в почтовом клиенте пользователя СЭД, пользователь самостоятельно направляет сообщение о получении электронного документа. Порядок отзыва электронного документа. Для отзыва электронного документа формируется письмо за подписью руководства Секретариата, в котором указы атрибуты, идентифицирующие электронный документ, и причины отзыва документа. Порядок разрешения конфликтных ситуаций. В целях разрешения конфликтных ситуаций (не получение отправленного письма, несоответствие/изменение содержания письма в ходе его перемещения от отправителя к получателю, сложность идентификации автора письма и т.д.) в СЭД может быть создана согласительная комиссия. Регламент работы согласительной комиссии утверждается Оператором СЭД. Согласительная комиссия создается в целях разрешения конфликтных ситуаций при обмене (в связи с обменом) и применении электронных документов в СЭД. Формирование согласительной комиссии при возникновении конфликтной ситуации между Участниками СЭД. При возникновении разногласий Участник СЭД, заявляющий о разногласии (инициатор), обязан направить Оператору СЭД заявление о разногласиях, возникших при обмене (в связи с обменом) и использовании электронных документов другим Участником СЭД (ответчик), подписанное уполномоченным должностным лицом, с подробным изложением причин разногласий и предложением создать комиссию по их разрешению. Заявление должно содержать фамилии представителей стороны инициатора, которые будут участвовать в работе комиссии. По заявлению о разногласиях Оператор СЭД формирует согласительную комиссию, в которую входят: - представитель Оператора СЭД – председатель комиссии; - представитель инициатора; - представитель ответчика; Формирование согласительной комиссии при возникновении конфликтной ситуации между Пользователями СЭД, являющимися полномочными представителями одного Участника СЭД. При возникновении разногласий Пользователь СЭД, заявляющий о разногласии (инициатор), обязан направить Оператору СЭД заявление о разногласиях, возникших при информационном взаимодействии с другим Пользователем СЭД (ответчик), подписанное уполномоченным должностным лицом, с подробным изложением причин разногласий и предложением создать комиссию по их разрешению. Данное заявление инициатор подписывает собственноручно. По заявлению о разногласиях Оператор СЭД формирует согласительную комиссию, в которую входят: - представитель Оператора СЭД – председатель комиссии; - представитель инициатора; - представитель ответчика; Порядок работы согласительной комиссии. Ответчик обязан в период работы согласительной комиссии представить инициатору и комиссии возражения по каждому требованию, изложенному в заявлении. В возражениях ответчика на каждое требование должны содержаться документально обоснованные ответы или сделана ссылка на доказательства, которые могут быть представлены в ходе работы согласительной комиссии. Согласительная комиссия в ходе разбирательства в любой момент может затребовать от сторон представления необходимых документов в устанавливаемый комиссией срок. Рассмотрение конфликтной ситуации производится на основании всех представленных документов, доказательств. В том случае, если обстоятельства, имеющие значение для принятия решения по делу, могут быть исследованы только на основе применения специальных научных знаний, комиссия вправе назначить экспертизу. Экспертиза может быть назначена согласительной комиссией по обоснованному ходатайству любой из сторон или по ее собственной инициативе. Оформление результатов работы согласительной комиссии. По итогам работы согласительной комиссии составляется акт, в котором содержатся краткое изложение выводов согласительной комиссии и решение согласительной комиссии по рассматриваемому разногласию. Помимо изложения выводов согласительной комиссии и решения комиссии акт должен содержать следующие данные: - состав согласительной комиссии; - дату и место составления акта; - дату и время начала и окончания работы согласительной комиссии; - краткий перечень мероприятий, проведенных согласительной комиссией; - собственноручные подписи членов согласительной комиссии; - указание на особое мнение члена согласительной комиссии (или членов согласительной комиссии) в случае наличия такового. Акт представляется по одному экземпляру для каждой из сторон конфликтной ситуации и для Оператора СЭД. Порядок вступления регламента в действие и внесения в него изменений. Приложение №1 к Порядку эксплуатации системы электронного документооборота Форма Секретариат Межпарламентской Ассамблеи Евразийского экономического сообщества Заявление на регистрацию в СЭД Я___________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ прошу зарегистрировать меня в качестве Пользователя в системе электронного документооборота Межпарламентской Ассамблеи Евразийского экономического сообщества (далее - СЭД) и предоставить право доступа к СЭД в соответствии со следующими функциями: _____________________________________________________________________________________ ______________________________________________________. С Порядком эксплуатации СЭД ознакомлен ___________________________________________. (собственноручная подпись регистрирующегося лица) Рабочее место пользователя соответствует требованиям к рабочему месту Пользователя СЭД Должность _______ /_______________/ М.П. Непосредственный руководитель регистрируемого лица _______ /_______________/ М.П. Приложение 2 к Порядку эксплуатации системы электронного документооборота Перечень функций, определенных в СЭД Наименование функции Руководство Руководство подразделения Исполнитель Работник канцелярии Описание функции Руководитель организации – Участника СЭД структурного Руководитель структурного подразделения организации – Участника СЭД Сотрудник организации – Участника СЭД Работник Канцелярии Участника СЭД организации – Приложение 3 к Порядку эксплуатации системы электронного документооборота ПЕРЕЧЕНЬ документов, передаваемых в рамках системы электронного документооборота МПА ЕврАзЭС 1. Сопроводительные письма и предварительные материалы заседаний Постоянных комиссий МПА, Межпарламентской Ассамблеи, Бюро МПА; 2. Сопроводительные письма и итоговые материалы указанных заседаний, тексты правовых актов, направляемых для согласования (замечаний и предложений) в парламенты, Интеграционного Комитета, Комиссии таможенного союза; 3. Информационные письма и материалы к предстоящим семинарам, конференциям, форумам, слушаниям, проводимым МПА ЕврАзЭС; 4. Сопроводительные письма и материалы замечаний и предложений парламентов стран, Интеграционного Комитета, Комиссии таможенного союза по правовым актам МПА ЕврАзЭС, направленных им для согласования; 5. Сопроводительные письма и предварительные материалы заседаний Интеграционного Комитета, Комиссии постоянных представителей, Комиссии таможенного союза; 6. Сопроводительные письма и итоговые материалы заседаний Интеграционного Комитета, Комиссии постоянных представителей, Комиссии таможенного союза; 7. Информационные письма и материалы к предстоящим семинарам, конференциям, слушаниям, проводимым парламентами государств - членов ЕврАзЭС, Интеграционным Комитетом, Комиссией таможенного союза. Описание регламента обработки входящей корреспонденции № Ресурс, Д этапа информационный Функция, Исполнитель Результат материал задача 1. Инструкция по Зарегистрировать Работник Бумажный В соо канцелярии документ с инстр делопроизводству входящий делоп документ номером входящего 2. Сканер Перевести Работник Электронный Отска бумажный канцелярии образ докум документ в бумажного сохра электронный вид документа электр образ форма много TIFF и переи докум соотве номер входя Помес храни докум 3. Система Расписать Работник Электронное Отпра электр электронной руководителю канцелярии сообщение, почты В теме – образ номер руков входящего В те В адресатах – постав электронный входя В адрес руководителя выбра электр адрес руков Во выбра электр образ 4. Система учета Поставить контроль на Работник канцелярии Запись в постав системе о контр докум постановке на контроль, номере № Ресурс, этапа информационный материал Функция, задача Исполнитель Результат входящего документа Д 5. 6. Система электронной почты, средство просмотра электронных образов документа Система электронной почты Изучить документ Руководитель Откры электр письм электр образ Сформулировать резолюцию Руководитель Электронное сообщение В теме – номер входящего В адресате – электронный адрес исполнителя Напис сообщ резолю В выбра электр адрес испол В коп постав электр адрес канце ответс контр 7. Система Подготовка электронной ответа почты, программа просмотра электронного образа документа Программа подготовки ответа (текстовой редактор) Исполнитель Файл проект документа, содержащий ответ Откры электр письм Прочи электр образ Изучи резолю Подго ответ соотве прогр № Ресурс, этапа информационный Функция, материал задача 8. Система Согласование проекта ответа электронной почты Исполнитель Исполнитель Результат Электронное сообщение В теме – номер входящего В адресате – электронный адрес руководителя В копии адресата – электронный адрес работника канцелярии Д На со руков нажат Перен (Forw В сообщ встави докум ответо Убеди электр образ докум резолю (поруч сохра сообщ Выбра электр адрес руков качест Выбра электр адрес канце качест адреса 9. Система электронной почты 10. Система электронной почты Изучение проекта ответа Утверждение проекта ответа Руководитель Руководитель Электронное сообщение В теме – номер входящего В адресате – электронный адрес руководителя В копии Откры докум Изучи В сл докум соглас То от повто дораб испол копию канце В сл № Ресурс, этапа информационный материал Функция, задача Исполнитель Результат адресата – электронный адрес работника канцелярии Д докум соглас отпра работ канце В тел постав Согла Не сог 11. Система электронной почты Регистрация исходящего документа Работник канцелярии Бумажный документ с пометкой о согласовании в электронном виде Прове соотве сроко испол письм Перев докум бумаж Выгру докум файло храни Переи докум соотве номер исход Стави том, ч проше электр докум Вноси систем докум № Ресурс, этапа информационный Функция, материал задача 12. Подписание письма Исполнитель Руководитель Результат Д Дальн действ соотве инстр делоп Описание регламента обработки исходящего документа в электронном виде Ресурс, № Функция, этапа информационный материал задача 1. Текстовой Подготовить редактор проект исходящего документа 2. Система электронной почты Согласование проекта исходящего документа Исполнитель Исполнитель Результат Подготовленный проект исходящего документа Электронное сообщение В теме – заголовок письма В адресате – электронный адрес руководителя Исполнитель 3. Система электронной почты Изучение проекта исходящего документа Руководитель 4. Система электронной почты Утверждение проекта ответа Руководитель Электронное сообщение В теме – заголовок письма В адресате – электронный адрес исполнителя В копии адресата – электронный адрес работника канцелярии Исполнитель Со до соо тре ин де В вы эле адр ру кач Во вы эле об В соо вст ис до От ис до Из пр ис до От ис В по «С ил сог 5. Подписание письма Де соо № Ресурс, этапа информационный материал Функция, задача Исполнитель Результат 6. Инструкция по Зарегистрировать Работник делопроизводству исходящий канцелярии документ 7. Сканер (если документ выполнен и подписан в бумажном виде) Перевести Работник бумажный канцелярии документ в электронный вид Бумажный документ номером исходящего (если документ выполнен и подписан в бумажном виде) Электронный образ бумажного документа ин де В с ин де 8. Система электронной почты Отправка исходящего документа Работник канцелярии Электронный образ бумажного документа От до сох эле об фо мн TIF пе до соо но вх Вы адр эле по ко В по эле по ис
Эксплуатации, регистрации пользователей, организации архивного хранения Система электронного документооборота (далее - СЭД) предназначена для. Описание регламента обработки входящей корреспонденции.
Система для ведения электронного документооборота МОТИВ Протоколы поручений;; Инструкции;; Регламенты. Служебные записки; Настройка автоматической регистрации задач и документов из электронной почты.
Система электронного документооборота РЕГИСТРАЦИЯ НОВЫХ ДОКУМЕНТОВ. После того, как Вы осуществите вход в систему электронного.
Основные функции систем электронного документооборота. С технической точки. документа, зона исполнителей, зона сопроводительных писем, зона При регистрации документа задается маршрут обработки документа.
Преимущества Электронного документооборота. в электронном виде с контролирующими органами (например, регистрация налоговых накладных Инструкция к Модулю «Электронный документооборот» вы можете без сомнений или опасений использовать все возможности системы «M.E.Doc IS ».
Преимущества электронного документооборота на предприятии. ИНСТРУКЦИЯ «M.E.Doc IS» Система электронного документооборота ( СЭД).
Система электронного документооборота
